체크리스트로 보는 “기념식 기획의 기초”

tyle.io-Xic6HXKEeSSH8wtYC-1 (5)

기념식은 단체가 가장 많이 하는 행사다. ‘창립기념식’, ‘자원봉사 발대식’, ‘기부금, 기증품 전달식’, ‘상임이사 이,취임식’ 등과 각종 기념할 만한 날짜에 진행하는 ‘식’은 명분에 따라 만들기 나름인 것이다. 기념식은 누구든 참여하기는 싫어하지만 불러주지 않으면 존재감 없어지는, 가장 민감한 사람중심 행사다.

그래서 기념식의 가장 중요한 부분은 ‘참석인사 명단’과 연설자 선정, 그리고 ‘내,외빈 소개’ 시간이다. 행사를 진행해본 사람이라면 특히 ‘내,외빈 소개’는 간혹 피를 말리기도 한다. 대형행사일수록 그렇고 작은 행사라도 참여 인사의 수준에 따라 그렇다. ‘한 말씀’하는 순서도 중요해서 그 행사의 가장 어른이 누군지, 호스트가 누군지도 중요하고 축사인지, 감사인사인지, 답사인지도 중요하다. 격식 없이 진행하자고 해도 나중에 끝나고 볼맨 소리가 나오는 것이 기념식이다. 간혹 담당 간사의 역량까지 운운하다보니 정신을 바짝 차리고 긴장하지 않을 수 없다.

이런 민감한 부분중 핵심이 ‘의전’으로 묶인다. 기념식에서의 의전은 초청명단작성에서 초청하는 과정, 당일 현장에서의 맞이, 좌석 안내, 식에서의 역할까지 고민되어야한다. 간혹 이 의전의 거의 대부분의 역할을 단체장에게 부담지우는 경우가 많다. 하지만 일이 너무 많고 신경쓰이는 일이라 적당히 나눠야하는데 예를 들면 리스트의 작성은 간사가 할 수 있지만 리스트에 들어갈 사람을 고르는 것은 별 수 없이 그 초청 대상자를 제일 잘 아는 사람이 해야 한다.

그리고 초대장으로 발송한 후에는 확인전화를 하는 것까지는 간사가 해도 되지만 현장에서 맞이하는 일은 꼭 중요 인물이 하는 것이 좋다. 사실 상식적으로 아는 일이라고 하지만 행사장에서 보면 모두가 일에 매몰되는 경우가 많아 중요 손님 응대를 놓치는 경우가 많아 아쉽다.

사실 집안 내부 행사로 행해지는 소소한 기념식 보다 약간 신경 쓰이고 효과를 내야하는 것이 ‘기부금, 기증품 전달식’이나 ‘협약식’이다. 왜냐하면 보통 이럴 때는 기자들을 부를 수도 있고 홍보팀에서 보도자료를 배포하기 위한 특별 퍼포먼스를 요청할 수도 있기 때문이다. 기념사와 감사인사 정도하면 좋겠는데 특별 순서를 넣자면 오래전부터 머리를 짜낼 수밖에 없다. 아름다운가게 시절에는 포인트를 감사장이나 협약식에 사용되는 협약서 등을 재활용해서 만드는 것에 초점을 맞추기도 했다. 와인병이나 레코드판, 두꺼운 양장본 서적 등이 대표적으로 많이 사용되었다. 단체의 특성상 당연해 연결되는 것이었지만 그 당시만 해도 감사장은 크리스탈이나 트로피, 목각으로 고급스럽게 만든 것이었기 때문에 독특하게 보일 수밖에 없었다. 당일 행사의 취지를 잘 살려서 기존 순서에 약간의 양념을 더한다는 생각으로 준비하면 무엇이든 특별해 질 수도 있으니 참고하길 바란다.

아래 표는 업무를 진행할 때 고려할 기본적인 체크리스트이다. 질문들에 답을 생각해가며 기념식을 준비한다면 좀 더 수월할 것이다.

[ 기본 체크리스트 ]

1. 장소는 적당한가? (장소선정은 나중에 더 자세히 다뤄짐)

– 접근성이 용이한가?
– 주차는 몇 대까지 가능하고 비용은 얼마인가?
– 장애인을 고려한 건물인가? 아니라면 대책은 있는가?
– 우천시 계획을 세울 수 있는 공간인가?
– 외부 집기가 필요한 곳인가? 테이블, 의자 등 외부 집기가 필요하다면 진입 경로는 확보할 수 있는가?
– 집기의 진출입 할 수 있는 시간은 어떻게 되는가?

2. 의전 계획은 적절한가?

– VIP그룹과 VVIP 그룹을 구분하였는가?
– 의전 대상자의 역할은 적절히 부여되었는가?
– 인사말씀의 순서 배치는 적당히 이루어졌는가?
– 초청인사의 방명록은 잘 작성되도록 준비하였는가?, 또한 사회자에게 방문자 명단이 적절하게 전달되었으며 소개해야하는 순서를 적시하여 넘겼는가?

**실제 현장을 방문한 VIP의 소개 명단을 작성하는 것이 제일 신경쓰이는 일이다. 순서가 틀렸다, 직함이 틀렸다,소속 표기가 틀렸다 등등 사회자에게 각종 쪽지가 전달되어 순서를 망치기도 한다. 사회자에게는 행사 전에 어떤 명단이 있는지 우선 보여주고 그중 오신 분들의 명단을 최종적으로 소개 직전에 전달받아 진행하게 하는 것이 혼선을 줄이는 방법이고 깔끔하게 진행하려면 그 순서를 마감하고 차후에 오시는 분들의 명단은 다시 집계하여 행사 중간, 시간을 내서 나머지 분들을 소개하는 것이 좋다. 소개시간은 사회자에게 시키기 보다는 호스트 역할을 하는 단체의 어른이나 국장급 이상에서 하는 것이 좋다. 사회자 보다 알고 있는 얼굴이 많고 신속하게 대처할 수 있기 때문이다.

3. 음향과 조명, 영상시설은 행사를 하기에 적절한가?

– 행사 순서에 공연 순서가 있는가? 특히 전자악기를 사용할 수 있는 충분한 음향장비가 구비되어 있는가?
– 행사장에는 오퍼레이터가 있는가? 아니면 주최측에서 별도의 비용을 들여 섭외해야하는가?
– 조명의 조절은 사전에 스위치의 위치를 파악해 두고 직접 조작할 수 있는가? 아니면 행사장 오퍼레이터가 조작해 줄 수 있는가?
– 조명의 온 오프 타이밍은 큐시트에 잘 표시되어 있는가?
– 공연이 있을 경우 간단한 분위기 연출이 가능한가?
– 영상시스템과 음향은 잘 연결되어있는가?
– 별도의 노트북 또는 장비를 연결할 수 있는가?
– 노트북의 사용 위치가 무대인가? 음향실인가? 객석인가?
– 구동시킬 영상물은 장비와 잘 호환되는가?

** 요새 영상은 누구나 다운받아 내 컴퓨터에서 구동시킬 수 있다. 그라나 화질은 전체화면으로 키워 플레이시켜야하기 때문에 반드시 구동시킬 컴퓨터에서 조작해 봐야한다. 전문 영상팀이라면 장비에 별 문제가 없겠지만 구동장비가 매번 바뀌는 기념식의 경우는 꼭 체크해야한다. 또한 노트북의 비디오카드의 용량이 적어 구동시 넘추는 경우가 많은데 전체 영상물(파워포인트, 배경화면 포함)을 모두 같은 상황에서 구동시켜 봐야 실수를 줄일 수 있다. 간혹 배경화면의 이미지가 너무 커서 영상구동이 끊어지는 경우도 있고 미리 띄워둔 파일이 많아 멈추는 경우도 있기 때문이다. 행사 시간에 낭패를 보지 않으려면 리허설을 꼭 진행하길.
** 행사의 장비 문제는 전문가라도 실수한다. 그러니 장비에 대한 이해가 적은 분들에게는 여간 어려운 일이 아니다. 주변에 전문가가 있다면 꼭 현장을 먼저 보여주고 조언을 구하길 바란다.

4. 식, 음료

– 단체의 수준과 예산에 맞는 식,음료를 준비하였는가?
– 종교적(힌두, 이슬람 등), 선택적 식단(채식, 질병에 의한 선택적 식단 등)을 요구하는 참석자가 있고 준비는 가능한가?
– 조리가 필요한 식단인가? 완제품 식단인가?
– 준비실이나 주방이 필요한가?
– 참가자는 스탠딩인가? 라운딩 좌석이 필요한가? 몇 석을 준비할 것인가?
– 좌석 배치 이외에 전시공간이나 손님 맞이 공간 등이 충분히 확보되어 있는가?
– 외부 케이터링이 가능한가? 장소에서 지정한 케이터링만 가능한가?
– 테이블 번호와 좌석 배치도는 준비됐는가?

**문화적 다양성과 국적이 다양한 단체일수록 종교적으로 가리는 음식이 있는 나라의 손님과 채식을 주로 하는 손님 등을 배려하는 것이 기본일 것이다. 메뉴 준비가 까다롭겠지만 먼 나라에서 자신을 배려한 메뉴를 준비해주는 단체라면 정말 믿을만 하지 않겠는가? 하지만 그와 반대로 단체장이 채식주의자라고 무조건 식단을 획일적으로 만드는 것도 예의에는 어긋날 수 있으니 중도를 지킬 수 있도록 잘 고려하길 바란다.

김홍구